Blogbeitrag

ELVIS unterstützt bei TMS-Umstellung

Die Umstellung auf ein neues Transport-Management-System (TMS) kann eine große Herausforderung für Speditionen darstellen und zahlreiche Hürden mit sich bringen. Patrick Mohr, Projektmanager bei der ELVIS AG, berichtet im Interview, wie der Verbund bei solchen Projekten erfolgreich unterstützen kann.

WARUM BENÖTIGT ES ÜBERHAUPT EINE UMSTELLUNG AUF EIN NEUES TMS?

Die meisten Speditionen brauchen ab einem gewissen Punkt ein neues TMS – zum Beispiel, wenn die Hersteller des Systems keine Updates mehr herausgeben und die Technologie veraltet ist. Darüber hinaus sehen wir oft, dass ein Wechsel nötig wird, weil das Geschäftsmodell des Unternehmens nicht mehr im standardisierten System abgebildet werden kann und wichtige Funktionen fehlen.

Neue Lösungen hingegen bieten viele Möglichkeiten, um den modernen Anforderungen gerecht zu werden: So sind cloudbasierte Technologien höchst flexibel, mit anderen Systemen wie Warehouse-Management-Systeme (WMS) kompatibel und durch die Verwendung von Echtzeitdaten transparent. Sie optimieren nicht nur Prozesse, sondern automatisieren diese auch – dadurch wird die Effizienz gesteigert und zudem Kosten gespart, beispielsweise bei der Routenplanung. Auch beim Erreichen von Nachhaltigkeitszielen kann ein modernes System helfen, indem es die beim Transport entstehenden CO2-Emissionen nachverfolgt. Es spricht also vieles für einen Wechsel, wenn man merkt, dass das bisherige System an seine Grenzen kommt.

WELCHE HERAUSFORDERUNGEN GIBT ES DABEI?

Eine TMS-Umstellung ist ein großes Projekt, bei dem viele Aufgaben und Herausforderungen auf ein Unternehmen zukommen. Erst einmal sind wahnsinnig viele Daten in das neue System zu übertragen – das ist natürlich komplex und aufwendig. Außerdem muss das TMS in die bereits bestehenden IT-Systeme integriert und konfiguriert werden. Zudem müssen die Mitarbeiter ausreichend geschult werden, um den Umgang mit dem neuen System zu erlernen.

Während der Umstellung kann es außerdem zu Unterbrechungen des laufenden Betriebs kommen, was Prozesse verzögert und gegebenenfalls Kundenaufträge beeinflusst. Insgesamt wird häufig der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Implementierung unterschätzt – was oftmals zu Projektverlängerungen führt und zusätzliche Kosten verursacht. Das sind nur ein paar Beispiele für das, was da auf ein Unternehmen zukommt. Eine TMS-Umstellung ist viel mehr als nur der Austausch einer Software.

WAS WAR DER AUSLÖSER DAFÜR, DEN PROJEKTMANAGEMENT-SUPPORT BEI ELVIS ANZUBIETEN?

Ganz einfach: Jemand hat uns nach Hilfe gefragt. Das kostet natürlich immer viel Überwindung. Aber oft fehlen in den Speditionen die Kompetenzen im Projektmanagement, denn die wenigsten Mitarbeitenden oder Abteilungen, die sich tiefgehend damit beschäftigen können, haben neben dem Tagesgeschäft dafür Zeit oder Freiraum. Das macht eine erfolgreiche Durchführung noch einmal schwieriger, denn ohne richtigen Verantwortlichen, der das Projekt vorantreibt, kann viel schiefgehen. Oft bricht Chaos aus, weil gar nicht klar ist, wer für welche Aufgabe zuständig ist.

Im Austausch mit unseren Partnern haben wir also schnell gemerkt, dass in diesem Bereich Unterstützung benötigt wird. Wir möchten Unternehmen ermächtigen – quasi „Hilfe zur Selbsthilfe“ leisten – indem wir ihnen einen Projektmanager zur Seite stellen. Dieser übernimmt dann das Planen, Steuern und Kontrollieren, sodass gesteckte Ziele erreicht werden und sich die Mitarbeitenden mehr auf die operativen Aufgaben konzentrieren können. Langfristig sorgen wir so dafür, dass die Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben – das ist unsere Mission als Speditionsverbund.

WELCHE PROBLEME KÖNNEN DARÜBER HINAUS BEI SO EINEM PROJEKT AUFKOMMEN?

Es gibt ein paar Fallen, in die man tappen kann. Generell wird ein Projekt schwierig, wenn die Anforderungen und Ziele vorab nicht klar definiert werden. Meist mangelt es auch an Ressourcen, schließlich braucht man Mitarbeitende, die die Arbeit temporär übernehmen können. Gleichzeitig sind immer viele Leute daran beteiligt – zum Beispiel Auftraggeber, Subunternehmer, Projektmitglieder, andere Mitarbeitende und auch der TMS-Hersteller. Projektmanagement ist so gesehen keine Raketenwissenschaft, aber es geht viel um Kommunikation und um Transparenz.

WELCHE LEISTUNGEN BIETEN SIE KONKRET AN, UM UNTERNEHMEN UNTER DIE ARME ZU GREIFEN, UND WIE LÄUFT EINE ZUSAMMENARBEIT GENAU AB?

Als Projektmanager agiere ich in erster Linie als neutraler Vermittler, damit die TMS-Umstellung möglichst schnell und kosteneffizient gelingt. Ich bin also in diesem Fall nicht der fachliche Ansprechpartner für TMS. Das ist aber auch gar nicht nötig: Meine Hauptaufgabe ist es, das Projekt übergeordnet zu steuern und Strukturen dafür zu entwickeln. Das Wichtigste für eine erfolgreiche Umstellung ist meiner Meinung nach aber, dass man offen miteinander redet – auch, wenn mal was nicht rundläuft.

Deshalb unterstütze ich vor allem dabei, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien zu koordinieren. Dabei ist es durchaus hilfreich, dass wir als Verbund branchenweit als vertrauensvoller Partner bekannt sind. Im Idealfall ist ELVIS dann von Anfang an mit eingebunden. Gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen wird erstmal ein Projektplan erstellt, um die Aufträge und Ziele zu definieren. Auch eine genaue Rollen- und Aufgabenverteilung ist wichtig, denn im Schnitt fallen bei so einer Umstellung über 200 große Aufgaben an, die erledigt werden müssen.

Wer macht also was, und bis wann? Als Manager leite ich beispielsweise auch die Meetings und Lenkungsausschüsse, um Entscheidungen voranzutreiben, und sorge dafür, dass wir uns im Team gegenseitig auf dem Laufenden halten. Wir arbeiten gerne mit einer modernen Planungssoftware – so können alle immer in Echtzeit sehen, was der aktuelle Stand und was gerade noch offen ist. Auch Controlling und Risikomanagement gehören zu unseren Leistungen, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, die den Projektfortschritt gefährden könnten.

WELCHER ASPEKT IST DABEI BESONDERS FORDERND?

Ein kniffliger Teil ist das Changemanagement – die Tragweite, die solch ein Kulturwandel mit sich bringt, wird gerne unterschätzt. Neue Systeme und Prozesse verlangen immer eine Umgewöhnung, und das fällt Mitarbeitenden verständlicherweise schwer. Deshalb begleite ich den Veränderungsprozess mit gezielten Maßnahmen, damit alle motiviert an die neuen Arbeitsweisen herangehen.

WELCHE VORTEILE HAT DAS PROJEKTMANAGEMENT ÜBER ELVIS?

Eine externe Unterstützung ist vor allem objektiv und flexibel. Durch meine Position habe ich immer eine gewisse emotionale Distanz zu dem Thema, zu möglichen Problemen und auch zu den Mitarbeitenden. Dadurch beurteile ich den Projektstatus noch einmal ganz anders und kann interne Konflikte moderieren oder sogar vermeiden. Manchmal ist man auch in seinen Mustern gefangen oder verbeißt sich an bestimmten Aufgaben – als externe Instanz bringt ELVIS dann frischen Wind ins Projekt. Unsere Unterstützungsangebote lassen sich darüber hinaus immer individuell an das jeweilige Unternehmen anpassen, damit wir genau da Hilfe geben können, wo sie am meisten gebraucht wird, egal ob temporär oder langfristig auf Abruf.

Unternehmen können außerdem Kosten, Zeit und auch Ressourcen sparen. Durch die übergeordnete Steuerung verhindern wir Verzögerungen im Projekt, und damit automatisch auch ungeplante Kosten. Durch unsere temporäre Unterstützung und dazugehörigen Coachings lernen interne Mitarbeitende das Projektmanagement kennen und erarbeiten sich langfristiges Wissen, das bei anderen Projekten genutzt werden kann.

Haben Sie Interesse an unserer Unterstützung?
Lassen Sie sich jetzt beraten: https://www.elvis-ag.com/tms